Una comunicación clara y efectiva es fundamental en una comunidad donde todos sus miembros deben estar informados de lo que sucede. Por esta razón, para gestionar edificios de manera eficaz y mantener informados a residentes, propietarios y personal, es necesario hacerlo a través de comunicados claros y directos.
A continuación el paso a paso para lograrlo:
Paso 1: Es muy importante tener claro el objetivo de un comunicado antes de redactarlo. En la gestión de edificios los propósitos pueden variar a la hora de informar: desde una reparación programada hasta consejos de seguridad. Tener claro qué es lo que se quiere lograr con el mensaje, ayudará a organizar su contenido de forma clara y directa.
Paso 2: Se debe identificar y conocer a quiénes serán los receptores del comunicado. En este punto, es relevante usar un lenguaje adecuado para todos y considerar realizar una versión en otros idiomas o inclusiva, por ejemplo en lenguaje braille o audible, dependiendo de las necesidades de la comunidad.
Paso 3: Poner especial atención a la estructura del comunicado, donde el título es crucial. Debe ser llamativo y resumir de manera precisa su contenido. La introducción debe contener un pequeño contexto de lo que se informará y en el cuerpo principal deben ir los detalles más específicos y relevantes sobre el tema. Menos es más. Las personas no quieren leer textos largos y aburridos, por ello, se deben utilizar párrafos cortos y listas con viñetas para facilitar y agilizar la lectura.
Paso 4: Si se requiere que los destinatarios realicen alguna acción, se debe detallar y especificar claramente qué deben hacer y cuáles son los plazos e incluir información de contacto para que puedan hacer preguntas o solicitar mayor información.
Paso 5: Utilizar un lenguaje simple, que evite palabras complicadas o jergas innecesarias, aportará claridad al mensaje y mejorará la efectividad del comunicado. Incluso, se pueden incluir recursos visuales que faciliten la comprensión. Los gráficos, diagramas e imágenes harán el comunicado más atractivo y fácil de comprender.
Paso 6: Revisar el comunicado antes de enviarlo para asegurar de que el mensaje sea coherente y que cuente con una correcta ortografía y redacción. Éste, se debe distribuir a través de canales que garanticen la recepción de todos los destinatarios, como correo electrónico, muro de anuncios, aplicaciones móviles o reuniones presenciales.
De este modo, se promueve un entorno informado y colaborativo dentro de la comunidad, priorizando la retroalimentación y la resolución de dudas e inquietudes que mejoran la gestión del edificio.
